- VARMISTA RIITTÄVÄ HANKINTAOSAAMINEN – OSTA JOS ET OMISTA
- SELVITÄ MAHDOLLISUUDET HANKINTAYHTEISTYÖHÖN JA MIETI, MITKÄ YHTEISTYÖN KONKREETTISET TAVOITTEET OVAT
- MUODOSTA SELKEÄ NÄKEMYS SIITÄ, MITÄ JA MITEN HALUAT OSTAA
- KARTOITA MARKKINATARJONTA HUOLELLISESTI
- KERÄÄ JA KÄYTÄ OSTOHISTORIATIETOJA SEKÄ SOVELTUVIA TYÖKALUJA HANKINTOJEN SUUNNITTELUUN
Osaamisen varmistaminen
Ostaminen on ammattitaito, johon ei kiinnitetä riittävästi huomiota. Vaarana on, että hankintaorganisaatio ei kykene esimerkiksi määrittelemään tarvittavaa tuotetta tai palvelua riittävällä tarkkuudella, toimii hankintalain vastaisesti tai maksaa tuotteesta selvää ylihintaa.
Hankintaorganisaatiosta tulee löytyä tai olla muuten käytettävissä osaamista ainakin elintarviketoimialasta, juridiikasta, ostostrategioista ja omista sisäisistä palveluprosesseista. Mikäli osaamista ei löydy omasta organisaatiosta, hankinnoissa tulisi hyödyntää ulkopuolisia asiantuntijoita, konsultteja ja juristeja. Hankintayksikön koosta luonnollisesti riippuu, kannattaako sen palkata kyseisiä asiantuntijoita vakituiseen työsuhteeseen vai hankkia tarvittavaa osaamista talon ulkopuolelta tapauskohtaisesti. Tärkeintä on, että riittävä osaamisen taso varmistetaan ennen kuin hankintaprosessiin ryhdytään.
Osaamisen riittävyyteen tulisi etenkin pienten hankintaorganisaatioiden kiinnittää aiempaa enemmän huomiota. Pienissä organisaatioissa harvemmin löytyy erikoistunutta osamista joka alueelle, jolloin kiusaus säästää ulkopuolelta tulevasta työvoimasta on suuri. Yksi ratkaisu osaamisen lisäämiseen voi olla hankintayhteistyö.
Hankintamenettelyn valinta
Elintarvikehankinnoissa käytetään pääasiassa avointa menettelyä, jonka vuoksi tässä osiossa muihin menettelyihin ei paneuduta sen syvällisemmin. Lyhyesti muihin menettelytapoihin voi tutustua täällä ja syvemmällä tasolla esimerkiksi Elise Pekkalan kirjan Hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusehdot* (2010) tai Saila Eskolan kirjan Julkiset hankinnat* (2011) avulla.
Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankinnastaan hankintailmoituksen ja lähettää tarjouspyynnön kaikille halukkaille tarjoajille, jotka ovat myös vapaita antamaan tarjouksensa. Tarjouspyyntö voi olla myös muuten yritysten saatavilla esimerkiksi sähköisesti. Hankintayksikkö voi myös lähettää tarjouspyynnön erityisesti niille toimittajille, joiden osallistumisen se haluaa varmistaa. Tätä ei siis katsota muita toimittajia kohtaan syrjiväksi käyttäytymiseksi.
Seuraavissa hankintaprosessin avainkohdissa oletetaan, että käytössä on nimenomaan avoin menettely. Hankintastrategia
Hankintaprosessin läpiviemisessä on avuksi, mikäli organisaatio on muodostanut selkeän hankintastrategian. Hankintastrategiassa määriteltyjä linjoja noudattamalla varmistetaan organisaation yhteisen tahdon toteutuminen varsinkin ns. pehmeisiin arvoihin, kuten vastuullisuuteen liittyen. Hankintastrategiaan kuuluu myös päätös siitä, pyritäänkö hankintoja keskittämään vai hajauttamaan.
Keskitetty hankintastrategia soveltuu erityisesti organisaatioihin, joiden ensisijaisena tavoitteena on kustannustehokkuus, hallinnollisten kulujen minimointi ja tiivis yhteistyö toimittajien kanssa. Hajautettua hankintastrategiaa voidaan puolestaan hyödyntää organisaatioissa, joilla on erittäin suuri ostovolyymi tai joiden hankintatoimen ensisijaisena tavoitteena on saatavuuden varmistaminen.
Julkisiin organisaatioihin soveltuu yleisesti paremmin keskitetty hankintastrategia, koska niiden tavoitteena on yleensä kustannustehokkuus ja hallinnollisten kulujen minimointi.
Molemmissa toimintatavoissa on selkeitä hyötyjä myös julkisten hankintaorganisaatioiden näkökulmasta. Monet hankintaorganisaatiot hyödyntävätkin sekä hankintoja suoraan toimittajilta että tukkukaupan kautta. Suuret hankintaorganisaatiot hankkivat yleisemmin suoraan toimittajilta ja vastaavasti vähän pienemmän ostovolyymin organisaatiot käyttävät enemmän tukkukauppaa.
Hankintayhteistyö
Hankintayhteistyötä on syytä harkita erityisesti pienissä kunnissa. Yhteistyöstä on mahdollista saada hyötyjä ainakin kilpailutusprosessin läpiviemistä ajatellen (osaamisen jakaminen) sekä mahdollisesti edullisempien hintojen muodossa (ostovoiman yhdistäminen). On kuitenkin syytä huomata, että hankintayhteistyö tuo mukanaan myös kustannuksia ja usein myös ongelmia tavoitteiden yhteensovittamisessa. Hyötyjen tulee olla tarkkaan mietittyjä ja niiden tulee olla luonnollisesti suuremmat kuin yhteistyöstä koituvat haitat.
Jo etukäteen, ennen hankintayhteistyön aloittamista, tulee yhteistyön pelisäännöt olla selvillä: mitä yhteistyöllä tavoitellaan ja millaisilla reunehdoilla yhteistyötä tehdään. Esimerkiksi ostovoimaa yhdisteltäessä kannattaa miettiä, sitoutuvatko kaikki osapuolet tiettyihin toimittajiin vai tehdäänkö vain puitekilpailutus, jonka jälkeen osapuolet tekevät omat päätöksensä tilauksista. Jälkimmäisessä tapauksessa toimittajan saamat keskittämishyödyt ovat epävarmat, joten niiden ei voida olettaa antavan hinnoittelussakaan tästä etua. Ostovoiman yhdistämisestä saatavat hyödyt siis pitällä tähtämellä liukenevat, mikäli ostojen yhdistäminen ei ole todellista.
Hankinnan suunnittelu ja markkinatarjonnan kartoittaminen
Kunhan hankinnoissa muistetaan noudattaa syrjimättömyyden ja tasapuolisuuden periaatteita, hankinnan kohde on täysin ostajan päätettävissä ja määriteltävissä. Ennen tarjouskilpailun käynnistämistä hankintayksikön on muodostettava selkeä näkemys siitä, mitä ja miten tuotteita tai palveluita ollaan hankkimassa sekä millaisia tuotteita ja palveluita markkinoilta on ylipäätään saatavilla.
Hankinnan suunnitteluun tulisi melkein poikkeuksetta käyttää huomattavasti enemmän resursseja kuin yleensä on tapana. Vaikka kertakustannukset saattavat vaikuttaa suurilta, suunnitteluvaiheessa pystytään vaikuttamaan koko sopimuskauden aikana kertyviin kustannuksiin, jotka elintarvikkeiden tapauksessa ovat huomattavia moniin muihin hankintoihin verrattuna. Tällöin suunnittelun kertakustannukset menettävät käytännössä merkityksensä.
Jos markkinatarjonnasta on epämääräinen tai vanhentunut käsitys, on erittäin vaikeaa tehdä oikeita päätöksiä ostettavien tuotteiden suhteen. Huolellinen markkinoiden kartoitus antaa eväät juuri ostajalle sopivien tuotteiden hankkimiseksi. Tässä yhteydessä korostuu ruokapalveluhenkilöstön rooli hankinnoissa. Yhteistyön mahdollisen hankintayksikön kanssa tulee olla saumatonta. Hankintayksiköllä on tarvittava tieto siitä, miten hankinnat tehdään kokonaisuuden kannalta parhaalla tavalla, vaikka yksittäiset päätökset eivät aina miellyttäisikään. Hankintayksikön on puolestaan arvostettava ruokapalveluhenkilöstön ammattitaitoa ja tuotetuntemusta sekä luotettava näiden arvioon tuotteiden toimivuudesta jokapäiväisessä työssä. Ruokapalveluhenkilöstön tulisi myös osallistua tiiviisti vähimmäisvaatimusten ja pistejärjestelmän laatimiseen.
Markkinatarjonnan tutkiminen on erityisen tärkeää silloin, kun halutaan painottaa esimerkiksi ympäristövastuuseen liittyviä asioita. Tuotteiden ympäristöystävällisyys on harvoin ilmiselvää, eikä tuotteita yleensä tunneta tästä näkökulmasta kovin hyvin. Edes luomutuotteiden määritelmät eivät aina ole erityisen tuttuja.
Mikäli markkinoihin tai hankinnan kohteeseen liittyy mitään epäselvää tai askarruttavaa olisi tärkeää hyvissä ajoin ennen varsinaisen kilpailutusprosessin käynnistämistä ottaa yhteyttä suoraan potentiaalisiin toimittajiin, ainakin merkittävimpien hankintojen kohdalla. Mitä pienempi hankinta, sitä harkitummin yhteydenottoja kannattaa tehdä, mutta on syytä huomata, että kun prosessi on käynnistynyt, tarjouspyyntöön ei enää voida vaikuttaa. Erilaiset kyselytilaisuudet ovat hyviä ja niitä kannattaa järjestää (esimerkiksi sähköisesti), mutta näiden tilaisuuksien annilla ei enää pystytä vaikuttamaan itse tarjouspyynnön sisältöön. Mikäli tarjouspyynnöt tehdään liian tiukoin kriteerein markkinoita tuntematta, voidaan ajautua tilanteeseen, jossa ei saada yhtään tarjousta (ja näin on toisinaan käynytkin).
Markkinoiden kartoittaminen on tehtävä puolueettomasti koko tarjontaa tutkien eikä vain parhaiksi oletettujen tai tuttujen toimittajien ja tuotteiden parissa. Samalla on mahdollisuus muodostaa käsitys hintatasosta markkinoilla, jotta yllätyksiltä tarjousvaiheessa säästytään.
Ostohistoriatietojen ja soveltuvien työkalujen käyttö
Suunnittelussa tulisi hyödyntää ostotoimintaan liittyviä perusstrategioita ja –työkaluja (kuten ABC-analyysi ja ostosalkkuanalyysi). Jotta näiden käyttö olisi mahdollisimman tehokasta, on hyvin oleellista, että käytössä on aiemmin tehtyjen ostojen historiatietoja. Mikäli historiatietoja ei ole lainkaan tai hyvin hankalasti saatavissa, on syytä panostaa järjestelmiin, jolla ostotiedot saadaan helpommin suunnittelun avuksi. Kaikkea vastuuta ostohistoriatietojen saamisesta ei ole syytä vierittää toimittajan harteille, vaikka tällaisten tietojen toimittaminen katsotaan usein hyvään palveluun kuuluvankin. Kun tiedot ovat ostajalla itsellään hallussa, on ostajalla täysi vapaus muokata ja käyttää tietoja itseään parhaiten palvelevalla tavalla. Tällöin saadaan myös kaikki ostotiedot helpoiten samaan tietokantaan ilman, että tietoja täytyy kerätä eri lähteistä ja eri muodoissa.
Määräajat
Hankintaprosessiin liittyvät määräajat ovat kohtuullisen monimutkaisia näihin liittyvien lukuisten poikkeusten vuoksi ja sen vuoksi hankala esittää lyhyesti. Kuntaliitto on julkaissut sivuillaan erinomaisen yhteenvedon hankintaan liittyvistä määräajoista, josta taulukko kannattaa poimia omaan käyttöön.
*tämän linkin kautta tehdystä tilauksesta 5% käytetään tämän sivuston ylläpitoon
