Tarkasteltaessa hankintaprosessia kokonaisuudessaan on syytä ottaa huomioon myös kilpailutusprosessin jälkeiseen aikaan eli tilausten tekemiseen liittyvät asiat.
Tilausprosessi on elintarvikehankintojen kannalta tärkeässä osassa, koska esimerkiksi kunnissa elintarviketilaukset muodostavat määrällisesti hyvin suuren osan kaikista tilauksista. Näin ollen ne kuluttavat huomattavan määrän resursseja ja ”testaavat” toimittajien kanssa sovittuja ehtoja lähes päivittäin.
Tilaamisen ohjeistaminen
Yksi tilaus-toimitusprosessin kriittisimmistä osioista liittyy läheisesti kilpailutus- ja valikoimanhallintavaiheissa tehtyihin/tekemättä jätettyihin toimenpiteisiin. Kilpailutuksen jälkeen on tavalla tai toisella varmistettava, että tilauspisteet todella noudattavat tehtyjä sopimuksia, ja muokkaavat tilausrutiininsa tehokkaan hankintatoiminnan periaatteita noudattaviksi.
Merkittävimpään rooliin nousevat tällöin tilaajan (keittiöesimiehen) ohjeistaminen sekä tehtyjen toimenpiteiden seuranta ja raportointi. Juuri keittiöiden esimiehet toimivat hankintayksikön ja elintarvikkeita toimittavien yritysten välisenä pääasiallisena yhteydenpitokanavana eli kriittisenä rajapintana. Ketjuohjauksen periaatteita hyödyntäen, kunkin tilaavan pisteen tilauskäytännöt ja välineet tulisi ainakin pitkällä aikavälillä yhdenmukaistaa. Muutos saattaa henkilötasolla olla melko radikaali, mistä johtuen se tulisi toteuttaa asteittain edeten.
Eri kunnat/hankintayksiköt ovat ketjuohjautuvan järjestelmän kehittämisessä myös eri vaiheissa, minkä vuoksi kehitystyö vaatii lähitulevaisuudessa hyvin erilaisia toimenpiteitä hankintayksiköstä riippuen. Lopullinen tavoite lienee kaikille tehokkuutta tavoitteleville julkisille hankintaorganisaatioille kuitenkin sama: kehittää tiukempaan ketjuohjaukseen perustuva, kokonaiskustannuksiltaan tehokas tilausjärjestelmä ja -prosessi. Edistyneessä tilausjärjestelmässä tilauksen suorittava keittiön esimies
Valitsee tilattavat tuotteet hyödyntäen mahdollisimman tehokkaasti rajattua nimikemäärää (sopimustuotteita)
Tekee tilauksen hyvissä ajoin ja ennalta määrätyin väliajoin
Hyödyntää ostoksissa sähköistä hankintakanavaa
Tilausta suorittava keittiön esimies ei todennäköisesti ole tietoinen prosessikustannuksista, joita yksittäinen tilaus ja laskutus keskimääräisesti tilaavan organisaation rattaissa aiheuttavat. Nämä kustannukset korostuvat erityisesti pieniä tuote-eriä tilattaessa. Muun muassa tästä syystä olisi tärkeää, että tilauksia pyrittäisiin ohjeistamaan ja kertomaan tilaajille, miksi "tilauskuri" on niin tärkeää. Esimerkki eräälle kunnalle tehdystä tilausohjeesta löytyy täältä. Ohjetta voi kukin tilaava organisaatio soveltaa itselleen sopivaksi.
Tietojärjestelmien hyödyntäminen ja sähköinen tilaaminen
Tietojärjestelmien käytöllä on mahdollista saavuttaa tehokkuutta monien sellaisten arkirutiinien hoitamisessa, jotka eivät tuo loppuasiakkaalle mitään hyötyjä. Tiedonhallinta koko taustaorganisaation tasolla helpottuu ja järkevöityy, kun tieto saadaan kerättyä yhteen paikkaan. Väärät mielikuvat välittömistä kustannussäästöistä ovat valitettavasti ohjanneet tietojärjestelmäkeskustelua liian pitkään. Samoin muutosvastarinta, joka ymmärrettävästi tietoteknisten laitteiden käyttöön liittyy on usein hidastanut hyödyllisten hankkeiden aloitusta. Oikeiden tavoitteiden asettaminen ja niihin päämäärätietoisesti pyrkiminen on avainasemassa.
Tietojärjestelmien tuomiin mahdollisuuksin on syytä suhtautua avoimesti ja tutustua jo toteutettuihin ratkaisuihin. Sähköisistä tilauksistakin löytyy jo runsaasti hyviä esimerkkejä ja siihen liittyvät mahdollisuudet on syytä selvittää. Rutiinitöiden automatisoinnin on ennen kaikkea tarkoitus vapauttaa aikaa mielekkään työn tekemiseen.
Kuljetusten optimointi
Toimitusten tehokkuus ja järkevyys on osittain riippuvainen siitä, millainen sopimus toimittajan kanssa on tehty. Aina toimitustapoihin ei päästä vaikuttamaan riittävästi, vaan ostajan on hyväksyttävä toimittajien vakiintunut toimituskulttuuri.Yhteistyötä toimittajien kanssa lisäämällä voidaan kuitenkin järkevöittää toimintatapoja toimitusten osalta.
Läpinäkyvään hinnoittelukulttuuriin olisi ensisijaisen tärkeää päästä, jotta ostaja pystyy arvioimaan haluamansa palvelutason. Kun resurssipula kunnissa pahenee, voidaan toimittajilta ostaa palveluita, joilla pulaa ainakin joiltain osin voidaan helpottaa. Esimerkiksi VMI-käytännöt eivät ole juurikaan julkisella sektorilla yleistyneet, vaikka ne monilta osin ovat arkipäivää yksityisellä sektorilla.
Palveluiden käyttö ei kuitenkaan voi yleistyä, mikäli hinnoittelukäytännöt pysyvät epäselvinä. Paveluita, kuten kuormien purkaminen ja hyllyttäminen ei tule sisällyttää eikä tarjouspyynnössäkään pyytää hintoihin sisällytettynä vaan erikseen hinnoiteltuna ja ottaa käyttöön siltä osin kuin tarvetta nähdään olevan.
