Julkisten hankintojen – niin kuin julkisen sektorin toimien ylipäätään - tulee viime kädessä palvella yhteiskunnan etuja. Vaikka näiden etujen ajaminen ja valvonta on toisinaan hyvinkin monimutkaista ristiriitaisten tavoitteiden ja eri intressipiirien asettamien ehtojen takia, hankintaa voi hyvällä syyllä kutsua onnistuneeksi, mikäli se täyttää seuraavat kriteerit:
Hankinnan kohteesta on maksettu ostajan neuvotteluvoiman huomioonottaen sopiva, enintään markkinahintaa vastaava hinta
Hankinnan kohde on laadultaan ja käyttöominaisuuksiltaan tarkoituksenmukainen
Hankinta on suoritettu kustannustehokkaasti suhteessa hankinnan kokoon
Hankinta on vastuullisen ja kestävän toiminnan periaatteet huomioonottaen järkevästi toteutettu.
Nämä kriteerit ja niiden täyttäminen toimivat tämän oppaan ohjenuorina ja kulmakivinä.
Vaikka edellämainittuja seikkoja ja niiden täyttymistä on hyvin hankala mitata on niillä kaikissa tapauksissa suuri merkitys hankintojen tavoitteiden kannalta. Julkisten hankintojen – ja niitä ohjaavien yleisten periaatteiden – tulisi aina ohjata hankintoja siten, että nämä neljä kriteeriä täyttyvät. Tällä tavoin varmistetaan yhteiskunnan kannalta paras lopputulos.
Tämä on myös julkisia hankintoja säätelevän lainsäädännön tarkoitus – yhteisien varojemme säästäminen ja tarkoituksenmukainen käyttö. Lakeja säätämällä ei kuitenkaan pystytä aina ottamaan huomioon hankintaorganisaation yksilöllisiä tilanteita, jonka vuoksi laki yksinään ei ole riittävä ohjenuora hankintojen onnistumisen kannalta. Tässä oppaassakaan ei kaikkia tilanteita pystytä huomioimaan, mutta muutama yleinen periaate lienee paikallaan esittää lainsäädännössä esitettyjen vaatimuksien lisäksi ja lainsäädännön tarkoituksen selvittämiseksi.
Syrjimättömyysperiaate
Syrjimättömyysperiaatteen mukaan kaikkia ehdokkaita ja tarjoajia kohdellaan samalla tavalla. Hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa olla esimerkiksi paikallisia tai tiettyä aluetta suosivia tai syrjiviä. Kotimaisia tai paikallisia (oman maakunnan tai kunnan) toimittajia tai tuotteita ei voida suosia vain sen vuoksi, että niitä kohtaan tunnetaan kotiseuturakkautta, halutaan edistää lähiseudun taloutta tai uskotaan että ne lähtökohtaisesti tarjoavat parempaa palvelua tai tuotteita kuin jokin toinen toimittaja. On eri asia korostaa ruokaan liittyviä ominaisuuksia, jotka ovat sekä strategisten linjausten mukaisia että objektiivisesti mitattavissa olevia ja saada toimittajaksi paikallinen yritys kuin ottaa uusia, subjektiivisia kriteereitä käyttöön sen vuoksi, että paikallinen yrittäjä saataisiin toimittajaksi.
Syrjimättömyys itsessään ei ole lopullinen päämäärä vaan lähtökohta on asetettu sen vuoksi, että tämä on myös yhteiskunnan kehityksen kannalta välttämätöntä. Kaikilla yrittäjillä tulee olla samanlaiset mahdollisuudet tuottaa ja tarjota omia tuotteitaan ja kehittää omaa toimintaansa tiedostaen, että tämä kehitys tulee väistämättä parantamaan yrityksen mahdollisuuksia asiakkaista kilpailtaessa.
Usein koetaan, että kilpailutukseen liittyvät tiukat säännökset syrjivät pieniä toimittajia. Vaikka isommat yritykset hallitsevat yhä suurempaa osaa elintarvikkeiden julkisista ostoista ja pystyvät kilpailemaan yhä suuremmalla tehokuudella ja hinnalla, juuri lainsäädäntö varmistaa sen, että pienillä tuottajilla on mahdollisuus saada tietyntyyppisiä tuotteita painottavia asiakkaita edelleen itselleen, mikäli tällaisen tuottajan laadun ja palvelun todetaan vaakakupissa painavan enemmän kuin mahdollinen hinnanero. Ilman minkäänlaista kilpailuetua toimivat yritykset tulevat kuitenkin auttamatta kärsimään kilpailutuksesta. Myös näiden yritysten on muututtava ja toimittava asiakkaidensa ehdoilla selviytyäkseen kilpailusta.
Avoimuusperiaate
Avoimuusperiaatteella tavoitellaan mahdollisimman avointa ja läpinäkyvää kaupankäyntiä. Tähän kuuluvat mm. ilmoitusvelvollisuus, hallinnon ja hankintamenettelyn avoimuus sekä asiakirjojen julkisuus.
Avoimuusperiaattella pyritään paitsi helpottamaan kilpailuttamisvelvoitteen valvontaa sekä syrjimättömyysperiaatteen vahvistamiseen, myös kilpailun lisäämiseen hankinnoissa. Mitä avoimemmat markkinat ovat ja mitä läpinäkyvämpää niillä toimiminen on, sitä tehokkaammin markkinat toimivat. Tämä puolestaan johtaa ostajan kannalta parempaan lopputulokseen laadun ja hinnan vertailtavuuden kautta sekä myyjän kannalta avoimempaan kaupankäyntiin, jolla voidaan varmistaa oma paikka markkinoilla sekä oman liiketoiminnan kehittäminen kohti ostajien arvostamia kriteereitä.
Suhteellisuusperiaate
Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavaan päämäärään. Näin ollen esimerkiksi tarjoajien kelpoisuusehtojen asettamisessa on huomioitava hankinnan luonne ja arvo. (Elise Pekkala, Hankintojen kilpailuttaminen 2008)
Käytännössä tällä periaatteella pyritään varmistamaan kohtuullisuus kilpailuttamisessa ja toimittajille asetetuissa vaatimuksissa. Ylimitoitet vaatimukset aiheuttavat varsinkin kilpailutuksen hävinneille yrityksille runsaasti turhia kustannuksia, jotka ennen pitkää näkyvät yleisenä kustannustason nousuna ja kieltäytymisinä osallistua kilpailutuksiin. Tämä puolestaan estää tehokkaiden markkinoiden syntymistä ja aiheuttaa sitä kautta suurempia kustannuksia ostajille.
Vaikka ostajilla periaatteessa on oikeus asettaa mitä hyvänsä ehtoja ja vaatia toimittajilta juuri sellaisia tuotteita/palveluja kuin ostaja katsoo tarvitsevansa, näiden vaatimusten tulisi täyttää sekä suhteellisuusperiaate että tasapuolisuuden (syrjimättömyyden) periaatteet. Ehdot eivät saa olla sellaisia, että ne turhaan rajaavat kilpailukykyisiä toimittajia kilpailun ulkopuolelle.
