Elintarvikkeisiin tuoteryhmänä liittyy tiettyjä erikoispiirteitä, jonka vuoksi ne eroavat monista muista hankinnoista. Suurimmat erot liittyvät hinnanmuutoksiin ja toimituksiin/logistiikkaan.

Hinnanmuutokset

Elintarvikkeita tilataan puitesopimusten alla. Kilpailutuksessa on määritelty tietty hintataso, jolla tilaajat voivat tuotteita ostaa. Tästä johtuen sopimuskauden aikana todennäköisesti eniten askarruttavia asioita ovat hinnanmuutokset, joita toimittajat hintoihinsa tekevät. Hinnanmuutokset voivat johtua mm. raaka-aineiden hintojen noususta, tuottajien hintatason noususta ylipäätään tai kausiluontoisesta hintojen heilumisesta (erityisesti tuoretuotteet). Sopimusehdoissa on määriteltävä, mitkä perusteet ovat hyväksyttäviä hintojen korottamiselle.

Ostajan intresseissä voi helposti kuvitella olevan hintojen sitominen pitkäksi aikaa kilpailutuksen kautta, jotta hintojen nousulta vältyttäisiin. Näin kuitenkin ainoastaan pienennetään riskiä hintojen muutokselle. Halvempia hintoja ei niiden sitomisella todennäköisesti saavuteta, koska toimittajien pitää hinnoitella tällöin omat riskinsä tuotteisiin, koska näihin saattaa kohdistua ennakoimattomia kustannuspaineita. Asiakas toisin sanoen maksaa tuotteista ”riskilisää” silloinkin kun kustannusriskit eivät toteudu. Kilpailu luonnollisesti kaventaa riskilisät pienimmiksi mahdollisiksi, mutta melko varmasti kaikki kilpailijat ottavat kustannusriskin hinnoissaan huomioon. Toimittaja, joka ei näin tee, toimii jopa vastuuttomaksi, koska asettaa pahimmassa tapauksessa toimintansa jatkuvuuden vaaraan tai joutuu mahdollisesti tinkimään toimintansa laadusta kustannukset kattaakseen.

Tuoretuotteet ovat tyypillisisesti muuttuvahintaisia tuotteita, joille annetaan (ja pyydetäänkin) hinta vain lyhyeksi ajanjaksoksi kerrallaan. Näissä tuotteissa hinta määräytyy kuitenkin lähes puhtaasti ”markkinoilla” eli kysynnän ja tarjonnan määrän mukaisesti. Alkutuottajat pystyvät siis hinnoitelemaan tuotteensa vapaasti markkinahintaan tai sen alapuolelle. Äkillisiä muutoksia alkutuottajien kustannuksiin syntyy harvoin. Puolijalosteita ja jalosteita tuottavat yritykset ovat puolestaan sidottuja käyttämiensä raaka-aineiden hintoihin. Myös näiden toimittajien pitää pystyä neuvottelemaan toimittajiensa kanssa sellaiset maksuehdot, ettei riski kasva liian suureksi, eikä toisaalta jouduta maksamaan ylihintaa riskipreemion eli riskistä aiheutuvan hintalisän muodossa.

Toimitukset ja kuljetuskustannukset

Elintarvikkeita tilataan useista muista tuotteista poiketen lähes joka toinen päivä ja joissain tapauksissa jopa joka päivä. Tämä tarkoittaa huomattavaa määrää kuljetuskilometrejä, josta aiheutuu sekä kustannuksia että ympäristörasitusta. Kuljetuskustannukset eivät kuitenkaan edelleenkään saa kovin paljon huomiota päätöksiä tehtäessä, ympäristörasituksesta puhumattakaan. Toimittajat edelleen hyvin usein sisällyttävät kustannukset tuotteidensa hintoihin, jolloin todellisten kustannusten vertailu vaikeutuu. Avoimuuden ja paremman vertailtavuuden nimissä, kuljetuksista aiheutuvat kustannukset olisi kilpailutuksen yhteydessä syytä pyytää ja tarkastella erikseen.

Toinen kustannuksiin vaikuttava tekijä, silloin kun kuljetuksista veloitetaan erikseen, on asiakkaan tilaus-toimitusrytmi. Tilaus-toimitusrytmiä harventamalla ja esimerkiksi varastokokoja suurentamalla päästään sekä ympäristön että kukkaron kannalta parempaan lopputulokseen. Mikäli toimittaja joutuu kilpailutuksen yhteydessä sitoutumaan tiettyyn rytmiin ja mikäli toimituskustannukset sisältyvät hintoihin, on huomattava vaara, että tuotteiden hintoihin sisältyy sellaisten kuljetusten kustannuksia, joita ei ikinä tulla käyttämään.