OSTAJAN MUISTILISTA

- HYLKÄÄ AINA PUUTTEELLISET TARJOUKSET
- OSOITA HANKINTAPÄÄTÖKSESSÄ, MISTÄ PISTEET ON ANNETTU JA ANNA SELKEÄT PERUSTELUT
- DOKUMENTOI VERTAILU HUOLELLISESTI
- PITÄYDY ILMOITETUISSA KRITEEREISSÄ


Tarjousten vertailu on elintarvikkeiden osalta suurin valituksia aiheuttava asia. Vaikka markkinaoikeudessa onkin käsitelty vain muutamia elintarvikkeiden hankintaa koskevia tapauksia, on näistä kaikissa paitsi yhdessä kyse huonosti tehdystä tai laiminlyödystä tarjousvertailusta tai virheellisen tarjouksen hyväksymisestä. Myös oikeuteen päätymättömistä valitustapauksista suurimmassa osassa lienee kyse vertailun jonkinasteisesta epäonnistumisesta. Luonnollisesti joukossa on myös turhautuneita toimittajia, jotka kokevat tulleensa kaltoinkohdelluksi, mutta myös näiltä voidaan välttyä, kun päätökset perustellaan hyvin. Joka tapauksessa vertailu on syytä toteuttaa erityistä huolellisuutta noudattaen.

Tarjousten vertailu on kolmivaiheinen prosessi, johon kuuluu tarjoajien kelpoisuuden arviointi, tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (yhdessä vähimmäisvaatimukset) sekä vähimmäisvaatimusten täyttyessä tarjousten vertailu.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi (vähimmäisvaatimus)

Hankintayksikkö voi asettaa rahoituksellista ja  taloudellista tilannetta sekä teknistä suorituskykyä koskevia vaatimuksia ja edellyttää tarjoajia toimittamaan pyydetyt selvitykset. Mikäli tarjoaja ei täytä näitä vähimmäisvaatimuksia, tulee se sulkea vertailun ulkopuolelle.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (vähimmäisvaatimus)

Tarjousten tulee vastata tarjouspyyntöä sekä vastata niissä mainittuja vaatimuksia. Vaatimukset on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen.

Puutteellisesti tehdyt tarjoukset on aina syytä hylätä. Julkisia hankintoja koskevan tarjouskilpailun perustana on se, että sekä tarjoajat että hankintayksikkö pitävät lähtökohtana tarjousten lopullisuutta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tarjousvertailussa.

Tarjousten vertailu (perustelut ja dokumentointi)

Tarjousten vertailu (pisteytys) suoritetaan niiden tarjoajien osalta, jotka täyttävät edellä mainitut vähimmäisvaatimukset.

Hankintayksikön on sovellettava ilmoittamiaan arviointiperusteita tasapuolisesti ja syrjimättä kaikkiin tarjouksiin. Hankintapäätöksen tulee perustua kaikkiin ennalta ilmoitettuihin arviointiperusteisiin ja hankintapäätöksessä tulee perustella se, miten arviointiperusteita on sovellettu.

Vertailtaessa saatuja tarjouksia toisiinsa, on tämä siis syytä tehdä tarkasti dokumentoiden. Dokumenteista tulee selvitä, miten vertailu on tehty ja mihin annetut pisteet perustuvat.

Markkinaoikeus on eräässä elintarvikkeiden hankintaa koskevassa tapauksessa kumonnut tehdyn hankintapäätöksen ja velvoittanut hankintayksikön korjaamaan virheellinen menettelynsä muun muassa seuraavin perustein:

Tarjousvertailuista tai hankintapäätöksistä ei ilmene, miten hankintailmoituksessa ilmoitettuja arviointiperusteita on sovellettu kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa.

Vaikka vertailu oli mahdollisesti tehty oikein, se ei ilmennyt saatavilla olevasta dokumentaatiosta. Markkinaoikeuden oli näin ollen  kumottava tehty hankintapäätös.

(Ks. koko markkinaoikeustapaus)

Kriteereissä pitäytyminen

Vertailussa ei voi käyttää sellaisia kriteereitä, joita tarjouspyynnössä ei ole mainittu. Toisin sanoen ”ylimääräisistä lupauksista” ei voi palkita, vaan vertailun on tapahduttava vain ilmoitettuja kriteereitä käyttäen.  

Edellämainitussa markkinaoikeustapauksessa hankintayksikkö ei ollut myöskään pitäytynyt ilmoittamissaan perusteissa, joka myös osaltaan oli vaikuttamassa hankintapäätöksen kumoamiseen:

Hankintayksikkö on edellä olevan perusteella menetellyt hankintalain 9 §:n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden vastaisesti, kun se on käyttänyt tarjousten vertailussa muita kuin hankintailmoituksessa ennalta ilmoittamiaan arviointiperusteita...

Asiakirjojen julkisuus

Asiakirjojen julkisuudessa noudatetaan viranomaisten julkisuudesta annetuin lain (621(1999) eli julkisuuslain säännöksiä. Asianosaisille tulee toimittaa hankintapäätös ja siihen on liitettävä kaikki päätöksentekoon vaikuttaneet tiedot. Kaikilla tarjouskilpailuun osallistuneilla täytyy olla mahdollsisuus arvioida päätöstä ja käyttää lakisääteisiä oikeusturvakeinoja (asianosaisjulkisuus).

Tarjouskilpailuun osallistuneen yrityksen tarjoushinta on luonnollisesti julkista tietoa, mutta on syytä huomata, että tarjoukseen liittyvän kokonaishinnan lisäksi myös yksikköhinnat ja hintaerittelyt ovat pääsääntöisesti asianosaisjulkisia, koska tarjouskilpailun voittaja on saatettu valita näiden tietojen perusteella.