OSTAJAN MUISTILISTA
- SEURAA TOIMITTAJIEN SUORITUSKYKYÄ JÄRJESTELMÄLLISESTI
- KERÄÄ KENTÄN PALAUTTEET JA VÄLITÄ KESKITETYSTI TOIMITTAJILLE
- PUUTU ONGELMIIN HETI, EI VASTA SEURAAVASSA KILPAILUTUKSESSA
- TOIMI PITKÄJÄNTEISESTI JA AVOIMESTI TAVOITTELE YHTEISTYÖTÄ VASTAKKAINASETTELUN SIJAAN
Toimittajien, tilausten ja toimitusten seuranta
Toimittajien järjestelmällinen seuranta tulisi olla osa arkipäivän rutiineja. Tiedon kerääminen tulee tapahtua ns. kentällä, sen kokoaminen tietyin väliajoin ja analysointi esimerkiksi neljä kertaa vuodessa.
Seurannan tavoitteena on luonnollisesti tarkkailla toimittajien lupausten pitävyyttää esimerkiksi toimitusvarmuuden tai aikatalujen pitävyyden suhteen.
Järjestelmällisen raportoinnin pohjalta voidaan kuitenkin tehdä havaintoja myös ostajan omien tai ostajan ja myyjän välisen tilaus-toimitusprosessien toimivuudesta ja potentiaalisista resurssisäästöistä. Jos esimerkiksi jonkin tilauksen tekeminen myöhästyy usein, kyse on luultavammin huonosti suunnitellusta tilausrytmistä kuin unohtelevasta tilauksen tekijästä. Ostajan omien prosessi seuranta on siis myös tärkeää.
Kilpailutuksen jälkeen on tavalla tai toisella myös varmistettava, että tilauspisteet todella noudattavat tehtyjä sopimuksia, ja muokkaavat tilausrutiininsa tehokkaan hankintatoiminnan periaatteita noudattaviksi.
Tilaus-toimitusprosessissa merkittävimpään rooliin nousevat tällöin tilaajan (keittiöesimiehen) ohjeistaminen sekä tehtyjen toimenpiteiden seuranta ja raportointi.
Näitä aiheita käsitellään hieman laajemmin kohdassa tilausprosessi (tilaamisen ohjeistaminen).
Palautteen antaminen ja ongelmatilanteisiin puuttuminen
Toimittajille on hyvä antaa palautetta säännöllisesti, mutta erityisesti silloin kun toimituksissa havaitaan toistuvia epäsäännöllisyyksiä. Toimittajat pystyvät systemaattisesti kerätyn tiedon valossa paremmin puuttumaan asiaan ja korjaamaan tilanteen.
Palautteen tulisi olla kohtuullisen määrämuotoista ja pureutua vain polttavimpiin ongelmiin, silloin kun niitä löytyy. Iman palautetta tai mikäli palaute on rönsyilevää ja monimutoista, toimittajan voi olla vaikea havaita todellista ongelmaa ja ehkäistä sen toistumista.
Kun virheisiin puututaan heti, voidaan niihin myös vaikuttaa heti. Vaikutusmahdollisuudet EIVÄT siis rajoitu vain kilpailutustilanteisiin. Pahimmassa tapauksessa kyseeseen voi tulla sopimuksen purkaminen, mutta tällöin edellytetään jo selvää sopimusrikkomusta. Sopimuksen purkaminen tulee melkoisella varmuudella molemmille osapuolille kalliimmaksi kuin jatkaminen, joten sovitteluratkaisuun on aina syytä pyrkiä.
Avoin toimintatapa - Sopimuksenaikaisen yhteistyön kehittäminen
Toimittajien kanssa toimiessa avoin tiedonvaihto ja pitkäjänteinen toimiminen tuottaa useimmiten kokonaistaloudellisesti parhaan lopputuloksen. Yhdessä toimimalla ostaja ja myyjä voivat kehittää tilaus-toimitusprosessia molempien osapuolien kannalta positiiviseen suuntaan.
Toimittajien kanssa toimintaa suunnittelemalla ja antamalla näiden ehdottaa hyviä käytäntöjä, voidaan toimintaa tehostaa huomattavastikin ja vapauttaa työntekijöiden resursseja heidän ydinosaamiseensa rutiinitöiden parissa puurtamisen sijaan.
Prosessista kertyvien kustannusten mittaaminen voi helposti tuoda yllätyksellisiä tuloksia, joita ei välttämättä ole osattu odottaa. Jos esimerkiksi tilauksen tekemistä ja sen aiheuttamia kustannuksia lähdetään purkamaan pienempiin osiin, törmätään helposti odottamattomiin kustannuksiin, jotka johtuvat vaikkapa liian tiheästä tilausrytmistä, joka puolestaan moninkertaistaa tehottomasta ostojen suunnittelusta aiheutuvat kustannukset jne.
Sähköisen tilaamisen ja laskutuksen käyttöönotto on yksi esimerkki tilaus-toimitusprosessin tehostamisesta, johon vaaditaan ostajan ja myyjien välistä, tyypillisesti sopimuksenaikaista, yhteistyötä. Aiheesta lisää tilausprosessi-kohdassa.
Logistiikan järjestäminen on toinen hyvä esimerkki kehittämiskohteesta, jota ostajan on vaikea itse lähteä parantamaan. Yhteistyötä tekemällä sen sijaan voidaan saada aikaan järkevämpiä käytäntöjä, jotka hyödyttävät niin ostajaa kuin myyjääkin.
