Sopimusehtojen esittäminen ja avoin toimintatapa

Tarjousten tekemiseen vaikuttavat sopimusehdot tulee ilmoittaa jo tarjouspyynnössä.Hyvä keino helpottaa sopimuksen tekoa, edistää avoimuutta ja selviä ”pelisääntöjä”, on liittää sopimusluonnos sellaisenaan tarjouspyyntöön.

Sopimusluonnos on hyvä paikka esittää sellaisia ehtoja, jotka eivät välttämättä kuulu vertailukriteereihin tai tarjoajalle esitettäviin vähimmäisvaatimuksiin vaan paremminkin sopimusehtoihin.

Yleisestä käytännöstä poikkeavat ehdot

Yleisestä käytännöstä poikkeavia ja ostajan kannalta turhia sopimusehtoja on syytä välttää. Tällaiset ehdot saatetaan kokea ”ostajan oikeutena”, mutta on syytä muistaa, että niille useimmiten myös asetetaan jokin hinta tarjoajien toimesta. Esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa palvelut  sisällytetään tuotteen hintaan, voi ostajalta jäädä huomaamatta näiden palveluiden ja niihin liittyvien ehtojen hintaa korottava vaikutus. Näin voi käydä vaikkapa jos virhetilanteissa vaaditaan äärimmäisen nopeaa tai muuten niin joustavaa palvelua, että sen kustannusvaikutus on toimittajalle huomattava.

Tämä ei tarkoita sitä, etteikö ostajan tule olla vaativa ja huolehtia omista oikeuksistaan asiakkaana. Aina on kuitenkin syytä punnita, mitä vaatimuksista ollaan valmiita maksamaan.

tarjousten käsittely). Päätöksen liitteenä on oltava hakemusosoitus. Tarjoajille lähetettyyn hankintapäätökseen liitetään usein myös muita, vapaaehtoisia liitteitä.


Riitatapaukset

Mikäli yritys katsoo, että hankintaprosessissa on tapahtunut virhe, voi se tehdä muutoshakemuksen markkinaoikeudelle. Hakemus on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut kirjallisesti tiedon hankintapäätöksestä sekä hakemusosoituksen. Hankintasopimuksen tekeminen ei estä hakemuksen käsittelyä.

Markkinaoikeus voi hakemuksesta:

Hakemuksen tultua vireille markkinaoikeus voi kieltää tai keskeyttää päätöksen täytäntöönpanon taikka muutoin määrätä hankinnan keskeytettäväksi väliaikaisesti markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi.

Markkinaoikeuden päätökseen saa hakea muutosta valittamalla korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Markkinaoikeuden päätöstä on valituksesta huolimatta noudatettava, jollei korkein hallinto-oikeus toisin määrää.

Hankintalakia rikkonut on velvollinen myös korvaamaan aiheuttamansa vahingon. Tarjouskilpailuun osallistunut yritys voi vaatia korvausta käräjäoikeudelta.

Kunnan tai kuntayhtymän hankintapäätöksestä voidaan lisäksi tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus kunnan tai kuntayhtymän toimielimelle. Oikaisuvaatimuksen tekemiselle varattu 14 vrk määräaika kuluu samanaikaisesti markkinaoikeudelle tehtävän valitusajan kanssa. Oikaisuvaatimuksen jälkeen tehtävän kunnallisvalituksen tekeminen sillä perusteella, että päätös on ollut hankintalainsäädännön vastainen, on kuitenkin kielletty. (Lähde Kuntaliitto)


Sanktioiden hyödyntäminen

Sanktioita käytetään julkisissa elintarvikehankinnoissa melko harvoin, mutta oikein kohdistettuna ne ovat tehokas tapa varmistaa että molemmat osapuolet pyrkivät parhaalla mahdollisella tavalla täyttämään sopimusvelvoitteensa. Mahdolliset sanktiot on syytä ilmoittaa selkeästi tarjouspyynnössä. On hyvä muistaa kuitenkin, että sanktiot lisäävät toimittajan riskiä ja saattavat näin ollen korottaa myös hintoja.

Vastapainona sanktioille, vieläkin harvemmin esiintyvä hyvien toimittajien palkitseminenkin on mahdollista, jos hankintayksikkö haluaa kannustaa toimittajia hyvien tarjousten tekoon. Yksi tapa palkita onnistunut toimittajasuhde on optiokausien käyttäminen.


Optiokausien hyödyntäminen

Mikäli sopimuskausi halutaan jättää lyhyeksi esimerkiksi uusien toimintatapojen tai uuden toimittajan takia, on hyvä hyödyntää optiokausia, jolloin sopimuskautta voidaan vaivattomasti jatkaa ilman uutta kilpailutusta. Optiokaudet voidaan nähdä myös kannustavana elementtinä sopimuksessa ja tällaisessa roolissa niiden käyttö on hyvinkin suositeltavaa.