Vastuullisuus tulee ymmärtää laajemmin kuin vain sarjana yksittäisiä toimia. Vastuullinen toimintatapa tuottaa tulosta silloin kun organisaatiolle on luotu yhteinen linjaus siitä, miten vastuullisuuteen suhtaudutaan ja miten se otetaan käytännön toimissa huomioon. Organisaation johdon päämäärätietoinen tuki ja riittävä ohjeistus on ainoa keinoa päästä kokonaisuuden kannalta merkitsevään lopputulokseen. Tämä toisaalta edellyttää myös poliittista tukea vastuullisen toiminnan tavoitteille. Vastuullisuuden tulee olla osa organisaation strategiaa, josta sen tulee heijastua hankintastrategiaan. Hankintastrategian tulee puolestaan antaa hankintatoimelle selkeät suuntaviivat, miten vastuullisuuden tulee näkyä hankinnoissa käytännön tasolla.

Vastuullisen toiminnan katsotaan tyypillisesti jakautuvan kolmeen eri alueeseen:

Sosiaaliseen vastuuseen kuuluu erityisesti työelämään, työntekijöihin ja ylipäätään ihmisiin ja yhteiskuntaan liittyvät asiat. Näistä osaa säädellään lailla, mutta vapaaehtoisen vastuun piiristä löytyy myös huomattavia kokonaisuuksia, joita voidaan ottaa huomioon.

Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi asettaa hankintasopimuksen toteuttamiselle erityisehtoja, jotka voivat koskea erityisesti sosiaalisia näkökohtia (työympäristö, ILO:n sopimusten noudattaminen jne.). Luonnollisesti tällaisten ehtojen tulee olla syrjimättömiä ja selkeästi tarjouspyynnössä ilmoitettuja.

Elintarvikehankinnossa sosiaalinen vastuu voidaan ottaa huomioon parhaiten juuri tarjoajien työolot huomioimalla. Hankinnan kohteeseen itsessään liittyy harvemmin sellaisia seikkoja, jossa sosiaalinen vastuu tulisi ottaa huomioon. Osittain tästä syystä (ks. tarjouspyynnön tekeminen - vertailukriteerit) ja myös käytännön kannalta sosiaalisen vastuun näkökulmat on syytä sisällyttää sopimusehtoihin. Sosiaalisen vastuun kriteerit ovat usein luonnostaan sellaisia, että ne halutaan vähimmäiskriteereiksi, mieluummin kuin pisteytykseen, jossa niitä ei välttämättä tule huomioitua lainkaan (esim. yritys myy huonoissa olosuhteissa tuotettua tavaraa niin paljon halvemmalla kuin kilpailijat, että vain hinta ratkaisee).


Taloudellinen vastuu

Yrityksissä taloudelliseen vastuuseen kuuluu yrityksen kannattavuudesta ja kilpailukyvystä huolehtiminen sekä omistajien tuotto-odotuksiin vastaaminen. Taloudellisen suorituskyvyn tulee olla hyvä, jotta yritys voisi huolehtia sosiaalisesta ja ympäristövastuustaan. Tässä mielessä taloudellista vastuuta pidetään usein ensisijaisena yrityksissä. Yrityksen on huolehdittava ennen kaikkea jatkuvuudestaan, jolloin tehtävään kuuluu omistajien tuotto-odotusten täyttäminen.

Julkisten hankintojen voidaan ajatella täyttävän taloudellisen vastuun kriteerit, kun niissä otetaan huomioon organisaation taloudellinen tilanne ja tehdään pitkän aikavälin kannalta taloudellisesti järkeviä päätöksiä. Julkisellakin sektorilla on syytä aina muistaa, että talouden ollessa kestävällä pohjalla, on sosiaalisten ja ympäristövastuiden huomioonottaminen huomattavasti helpompaa. Päinvastainen ei puolestaan välttämättä pidä paikkaansa.

Taloudellinen vastuu julkisella sektorilla on myös vastuun kantamista veronmaksajien rahoista. Vaikka yleinen mielipide on varmasti ympäristön säästön ja sosiaalisesti vastuullisen toiminnan kannalla, joudutaan päätöksenteossa aina ottamaan huomioon myös toisessa vaakakupissa painavat kustannukset. Parhaassa tapauksessa löydetään sellaisia ratkaisuja, jotka säästävät paitsi ympäristöä ja edistävät hyvinvointia, myös keventävät veronmaksajien taakkaa. Esimerkkinä voidaan mainita vaikkapa turhien kuljetusten vähentäminen.


Ympäristövastuu

Ympäristövastuu on viime aikoina ehkä eniten keskustelua herättänyt vastuullisuuden alue ja samalla todennäköisesti tunnetuin. Forsman-Hugg ym. (vastuullisuus elintarvikeketjussa (2008) tutkivat sidosryhmäkeskustelun avulla, mitä vastuullisuudella elintarvikeammattilaisten parissa ymmärretään. Keskustelujen perusteella juuri ympäristöasiat nousivat vastuullisuuden kannalta keskeiseen rooliin. Kotimaisten ja eurooppalaisten tutkimusten mukaan ravinnon koko ketju muodostaa noin kolmanneksen kaikista kulutuksen ympäristövaikutuksista. Modernin elämäntavan myötä ruoan kuljetukset, pakkaaminen ja pakastaminen ovat lisääntyneet.

Vaikka suositukset ovat melko yleisellä tasolla, on hyvä huomata, että ympäristön voi ostotoiminnassa ottaa huomioon muutenkin kuin vain toimittajia ympäristöystävällisyyteen velvoittamalla. Esimerkiksi kuljetuksia vähentämällä voidaan säästää paitsi kustannuksia myös ympäristöä. Kuljetusten vähentämiseen voidaan puolestaan vaikuttaa esimerkiksi tilausrytmiä järkevöittämällä, pyytämällä läpinäkyvämpää kuljetusten hinnoittelua ja varastointiratkaisuja kehittämällä.

Helpoin tapa ottaa ympäristönäkökohdat huomioon olisi kuluttajille tuttu ympäristömerkkien huomioonottaminen. Maksullisina merkit eivät kuitenkaan sovellu sellaisenaan hankintakriteeristöön, mutta merkkien sisältämiä kriteereitä ei kukaan voi estää käyttämästä. Ympäristömerkit saattavat sisältää sellaisia kriteereitä, jotka eivät sovellu lainkaan hankintakriteereiksi tai sopivat huonosti kyseessä olevaan tuotteeseen. Ympäristömerkkien kriteereitä käytettäessä onkin syytä avata kriteerit huolellisesti ja valita vain ne, jotka sopivat kulloiseenkin tilanteeseen.

Ympäristöministeriön tavoitteena on vakiinnuttaa julkisten keittiöiden ammattilaisille suunnattu kestävien hankintojen ja ruokapalvelujen neuvontapalvelu. EkoCentria on kokeillut koulutusohjelmaa, jossa viisi maakunnallista neuvojaa on henkilökohtaisesti opastanut ammattikeittiöiden hankinnoista vastaavia sekä hallinto- ja poliittisen tason päättäjiä kestävien elintarvikkeiden hankintaprosessiin. Hankkeen neuvojat opastavat mm. keittiöiden hankinnoista vastaavia hankintalainsäädäntöön sekä tarjouskilpailujen rakentamiseen hankintalain mukaisesti.

EkoCentria on myös kehittänyt ja julkaissut ympäristöpassi-palvelun (www.ymparistopassi.fi), jonka avulla julkisen sektorin elintarvikehankinnoista vastaavat, ruokapalveluhenkilöstö sekä alan kouluttajat ja kehittäjät pystyvät osoittamaan hallitsevansa ympäristövastuulliseen ruokapalveluun liittyvät säädökset ja käytännöt. Ympäristöpassin on tarkoitus kannustaa ruoka-alan toimijoita arvioimaan oman työyksikön sekä henkilökohtaisia käytäntöjä ympäristövastuullisessa toiminnassa.

Maaseutupolitiikan yhteistyöryhmän (YTR) lähiruokatyöryhmän määritelmän mukaan (YTR 6/2000) lähiruoka on ruoantuotantoa ja -kulutusta, joka käyttää oman alueensa raaka-aineita ja tuotantopanoksia edistäen oman alueensa taloutta ja työllisyyttä.

Laajasti katsoen hankintalainsäädännön tarkoituksena on yhteiskunnan hyvinvoinnin edistäminen. Lainsäädännön tarkoituksena on toimittajien tasapuolinen kohtelu siitä syystä, että parhaat ja tehokkaimmat toimintatavat tulevat käytäntöön. Tiettyjen toimijoiden suosiminen vain niiden maantieteellisen sijoittumisen perusteella ei palvele toimialan kehittymistä ja voi pahimmillaan ennen pitkää johtaa hintojen hallitsemattomaan nousuun ja tehottomuuden lisääntymiseen. Tällainen ei puolestaan täytä niitä kriteerejä, jotka yhteiskuntavastuussa kokonaisuutena käsittäen pitäisi ottaa huomioon. Mikäli lähiruokavaihtoehto pystyy kokonaistaloudellisesti kilpailemaan muiden vaihtoehtojen kanssa, ollaan luonnollisesti yhteiskunnan monipuolisen elinkeinorakenteen kannalta hyvässä tilanteessa.

Yhtenä esimerkkinä tyypillisestä ongelmasta voidaan mainita kuljetuserät. Myyntierät ja pakkauskoot ovat luomua/lähiruokaa ostettaessa yleensä pieniä eikä toimituksia ole juurikaan yhdistelty, mikä aiheuttaa ympäristörasitusta lisääntyvien kuljetuskertojen ja pakkausjätteen lisääntymisen vuoksi. Toisaalta energiankulutus on suurilla tuotantomäärillä todennäköisesti huomattavasti alempi kuin jos kaikki ruoka valmistettaisiin erillisissä keittiöissä alusta loppuun. Toisaalla saavutetut ympäristösäästöt ja muut edut voivat siis helposti kostautua toisaalla.

Monien yksittäisten, päätöksiin vaikuttavien asioiden vuoksi on tärkeää katsoa ennemmin hankintojen kokonaisuutta kuin sen yksittäisiä osia. Monet kysymykset palautuvat hinta-laatu suhteen pohtimiseen ja niihin poliittisiin linjavalintoihin, joita kunnissa tehdään.

Luomutuotanto

Luomutuote on yleisesti käytetty termi, jonka alkuperä ja tarkoitus ei kuitenkaan ole aina kaikille täysin selvä. Maailman maatalous- ja elintarvikejärjestö FAO:n mukaan luonnonmukainen maatalous on elintarviketuotannon kokonaisvaltainen tuotantojärjestelmä, joka edistää ja parantaa maatalousekosysteemien laatua ja hyvinvointia, kuten luonnon monimuotoisuutta, biologisia kiertoja ja maan biologista aktiivisuutta. Luonnonmukaiset tuotantojärjestelmät perustuvat erillisiin, täsmällisesti määriteltyihin säädöksiin ja ohjeisiin. Säädösten tarkoitus on luoda tasapainoisia maatalousekosysteemejä, jotka ovat sosiaalisesti, ekologisesti ja taloudellisesti kestäviä.