- MUODOSTA SELKEÄ NÄKEMYS, MITÄ ASIOITA HALUAT TARJOUSPYYNNÖSSÄ PAINOTTAA
- VÄLTÄ HYVIN LYHYITÄ SOPIMUSKAUSIA
- HUOMAA ERO VÄHIMMÄISVAATIMUSTEN JA VERTAILUKRITEERIEN VÄLILLÄ
- KÄYTÄ VAIN RELEVANTTEJA KRITEEREITÄ - ÄLÄ PELKÄSTÄÄN KOPIOI VANHAA TARJOUSPYYNTÖÄ TAI MUUTEN SISÄLLYTÄ VAATIMUKSIA, JOITA ET TODELLISUUDESSA KÄYTÄ
- KÄYTÄ PISTEYTYKSESSÄ SELKEÄÄ LASKUKAAVAA, JONKA ITSE HALLITSET - KÄYTÄ MAHDOLLISUUKSIEN MUKAAN STANDARDOITUA TARJOUSPYYNTÖPOHJAA
Arviointiperusteiden ja niiden painotusten valinta
Onnistuneen tarjouspyynnön laatiminen edellyttää ostavalta organisaatiolta selkeää näkemystä siitä, mitä asioita hankinnoissa halutaan painottaa. Ongelmia syntyy, mikäli painotuksia ryhdytään tekemään vasta tarjousten perusteella. Tämä ei ole lain puitteissa mahdollista. Myöskään lisäkriteereitä ei voi sisällyttää arviointiin tarjouskierroksen jälkeen eikä ilmoitettuja arviontiperusteita jättää käyttämättä.
Kun näkemys on selkeä, hankintayksikkö voi käyttää haluamiaan arviointiperusteita ja näiden painotuksia tarjouspyynnössään (Arviointiperusteiden tulee kuitenkin olla objektiivisia ja relevantteja kyseisen hankinnan kannalta eivätkä ne saa olla syrjiviä ). Painotusten lisäksi on syytä ilmaista selkeästi, miten pisteitä kustakin kriteeristä jaetaan, vaikka tämä ei pakollista olekaan. Mitä enemmän tarjouspyyntöön jätetään tulkinnanvaraa, sitä suuremmalla todennäköisyydellä sitä tulkitaan eri tavoin eri tahojen toimesta. Ostaja ei voi riitatapauksissa vedota vain omassa tiedossaan oleviin tarkoitusperiin, mikäli näitä ei ole selkeästi ilmaistu ja dokumentoitu.
Tyypillisesti käytettyjä arviontiperusteita ovat esimerkiksi seuraavat kriteerit:
ympäristö- ja laatuselvitykset (huom! mitattavuus ja liityntä hankinnan kohteeseen)
Hinnan roolia mietittäessä on hyvä muistaa, että se muodostaa vain pienen osan hankintojen kokonaiskustannuksista. Hankintojen kustannukset voidaan jakaa neljään luokkaan: hinta, laatu, toimitukset ja palvelu. Kaikkien näihin luokkiin kuuluvien kustannustekijöiden vaikutukset on syytä huomioida valintakriteereitä laadittaessa. Esimerkiksi huonosta laadusta voi aiheutua huomattavaa lisätyötä, epäsopivista toimituksista ylimääräisiä kuljetuskustannuksia tai huonosta palvelusta ongelmia korvaavien tai käyttöön sopimattomien tuotteisen kanssa, joiden aiheuttamat kustannukset voivat olla huomattavia verrattuna maksettuun hintaan.
Yksi keskeisistä hankintatoimen kehittämiskeinoista onkin kokonaiskustannusten arvionti pelkän ostohinnan sijaan. Vaikka kilpailutuksissa usein korostetaankin kokonaistaloudellista edullisuutta, muille kuin hinnalle ei silti lasketa varsinaista kustannusta vaan näiden katsotaan olevan osa "laatu"-komponenttia ja siten toimivan vain mitta-asteikkona hinnalle. Näin ei siis kuitenkaan saisi olla, vaan myös "laatu"-komponentti (laatu, toimitukset, palvelu) aiheuttaa kustannuspaineita, jotka tulisi kilpailuttaessa huomioida mahdollisimman tarkkaan.
Tulevaisuudessa yhä suuremman painon tulevat saamaan ympäristö- ja ylipäätään vastuullisuuteen liittyvät asiat sekä sähköisen hankintaprosessin aiheuttamat vaatimukset. Vastuullisuusasiat nousevat yleisen valveutuneisuuden ja poliittisen paineen myötä, sähköinen hankintaprosessi puolestaan liitty resurssien vähenemiseen ja tarpeeseen tehostaa tilausprosessi. Molempia aiheita on käsitelty tarkemmin "erityispiirteitä"-osiossa.
Tarjousten tekemiseen vaikuttavat sopimusehdot tulee ilmoittaa jo tarjouspyynnössä.Hyvä keino helpottaa sopimuksen tekoa, edistää avoimuutta ja selviä ”pelisääntöjä”, on liittää sopimusluonnos sellaisenaan tarjouspyyntöön.
Sopimusluonnos on hyvä paikka esittää sellaisia ehtoja, jotka eivät välttämättä kuulu vertailukriteereihin tai tarjoajalle esitettäviin vähimmäisvaatimuksiin vaan paremminkin sopimusehtoihin.
Sopimuskauden pituus
Erityisesti arvoltaan vähäisten, mutta usein toistuvien hankintojen osalta nähdään, että jatkuvalla kilpailuttamisella saattaa olla negatiivisia vaikutuksia muun muassa laatuun ja toimitusvarmuuteen. (ks. esim. Lindfors 2004). Onkin selvää, että hyvin lyhyiden sopimuskausien aikana yhteistyö ja yhteiset prosessit eivät pääse kunnolla kehittymään. On myös huomattava, että kilpailutuksesta aiheutuvat suoratkin kustannukset voivat helposti muodostua niin suuriksi, että kilpailuttamalla (mahdollisesti) saavutettavat hintahyödyt eivät riitä kustannuksia kattamaan.
Vähimmäisvaatimusten ja vertailukriteerien erottaminen
Tarjouspyyntöä valmistellessa on syytä erottaa kaksi selkeästi toisistaan poikkeavaa valintaperustetta:
Vähimmäisvaatimukset. Tarjoajan on täytettävä nämä päästäkseen vertailuun mukaan. Vaatimukset kohdistuvat tarjoajan ominaisuuksiin (hankintayksikkö voi asettaa rahoituksellista ja taloudellista tilannetta sekä teknistä suorituskykyä koskevia vaatimuksia) ja tuotteen tai palvelun ominaisuuksiin (vaatimukset on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen)
Tarjouksen vertailuperusteet. Tarjousten arviointikriteereissä tulee käyttää vain hankinnan kohteeseen liittyviä ominaisuuksia.
Vähimmäisvaatimuksia asetettaessa pitää huomata, että tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tarjouskilpailusta suljetaan tarjoajat, jotka eivät täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Liian tiukkoja vähimmäisvaatimuksia käytettäessä on mahdollista, että ostaja ei saa yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta.
Jotta markkinoilla syntyisi aitoa kilpailua ja halua kehittää esimerkiksi suurkeittiöille parempia tuotteita, olisi tuotemäärittelyihin syytä jättää jonkin verran joustovaraa. Liian tiukoilla määrittelyillä tarjoajalla ei ole mahdollisuutta tarjota tuotteita, jotka voivat toimia jopa ostajan pyytämiä paremmin. Vain mikäli ostaja kokee tuntevansa sen hetkisen markkinatarjonnan täydellisesti, antaa tämä jonkin verran enemmän mahdollisuuksia hyvin tiukkojen määrittelyiden käyttöön.
Relevanttien kriteereiden käyttäminen
Tehokkaan hankintaprosessin läpiviemiseksi tarjouspyynnön tulee olla mahdollisimman yksiselitteinen ja sisältää ainoastaan sellaisia asioita, joita käytetään vertailussa hyväksi. Tietojen pyytäminen ”varmuuden vuoksi” tai ”koska ennenkin on pyydetty”, ei edistä hyvää kauppatapaa, eikä anna hankintayksiköstä ammattimaista kuvaa. On hyvä myös muistaa, että laajat tai muuten monimutkaiset tarjouspyynnöt lisäävät työmäärää niin ostajan kuin myyjänkin päässä ja lisäävät virhemahdollisuuksia. Vaikka yksittäistapauksessa myyjälle koituva työsarka ei heti hinnoissa näkysisikään, monimutkaisten tarjouspyyntöjen aiheuttamat päiviä kestävät tarjousten laadintaprosessit eivät varmasti ole omiaan laskemaan julkiselle sektorille tarjottujen tuotteiden hintoja.
Kriteereiden asettamisessa tulisi pyrkiä hyvään mitattavuuteen ja sitä kautta mahdollistaa hankintapäätös, joka on objektiivisesti todennettavissa oikeaksi. Hinta saa useimmiten suurimman painoarvon. Elintarvikkeiden osalta hinnan painoarvo liikkuu usein välillä 60-100 %
Pisteytyskaavat
Kokonaistaloudellista edullisuutta valintaperusteena käytettäessä on arviointiperusteet painotettava joko suhteessa toisiinsa tai pisteiden vaihteluvälinä. Yksinkertaisuuden vuoksi suositellaan prosentteina ilmaistua arviointiperusteiden painoa. Vaikka kansallisissa hankinnoissa riittääkin arviontiperusteiden tärkeysjärjestyksen ilmoittaminen, ei ole nähtävissä erityisen hyviä syitä, minkä takia näin kannattaisi toimia. Painotusten ilmoittaminen antaa huomattavasti paremmat edellytykset oikeanlaisten tarjousten saamiseksi ja onnistuneen hankintaprosessin läpiviemiseksi.
Tarjousten vertailussa tulisi käyttää pisteytyskaavaa, joka on oikeudenmukainen ja jonka sekä ostaja että tarjoajat pystyvät helposti ymmärtämään. Väärin laskettujen pisteiden aiheuttamat ongelmat ovat helposti vältettävissä, koska asiaan ei liity mitään subjektiivista, kuten riitatapauksiin usein liittyy. Pisteytyksessä ilmenneet ongelmat eivät kuitenkaan ole epätavallisia, joten asiaan on syytä kiinnittää huomiota.
Pisteytyksen painotukset riippuvat aina ostavassa organisaatiossa tehtävistä poliittisista linjauksista ja näiden perusteella muodostetusta hankintastrategiasta. Tämän vuoksi pisteytyksen sisältöön ei voida ottaa kantaa kuin esimerkinomaisesti. Teknisesti pisteytyksen voi suorittaa seuraavan linkin takana olevan esimerkin mukaisesti.
Suomessa on satoja kuntia ja muita elintarvikkeita hankkivia julkisia organisaatioita. Näiden tarjouspyyntöjen aiheuttaman työmäärän vuosikustannus lasketaan vähintään sadoissa tuhansissa euroissa. Kun jokainen organisaatio tekee tarjouspyyntönsä hieman eri tavalla, aiheutuu tästä turhaa lisätyötä vähintään kymmenien tuhansien eurojen arvosta. Ei siis ole yhdentekevää, millaisia tarjouspyyntöjä ostavissa organisaatioissa saadaan aikaiseksi.
Yksinkertaistamalla tarjouspyyntöjä ja noudattamalla muutamia hyväksi havaittuja käytäntöjä, voidaan turhan työn aiheuttamaa kustannuspainetta vähentää huomattavasti. Hyväksi havaituista käytännöistä esimerkiksi täytettävien excel-pohjien liittäminen tarjouspyyntöön on yleistynyt ja auttanut niin ostajia kuin myyjiäkin tietojen käsittelyssä. Toisaalta näissäkin havaitaan edelleen puutteita, jotka aiheuttavat turhaa hämmennystä ja hankaluutta. Esimerkiksi tuotteen yksilöivälle tiedolle, EAN-koodille, ei ole aina muistettu jättää omaa kenttäänsä tai taulukkoon pyydetään nettohintoja hyvin suurelle määrälle tuotteita (jopa koko tuotevalikoimalle). Koska excel-taulukon muokkaus toimittajan toimesta on yleensä kiellettyä, ei toimittaja voi tässä vaiheessa enää vaikuttaa asiaan.
Erilaisia tarjouspyyntömalleja on esitelty usean tahon toimesta ja hyvin erilaisten tuotteiden ja palveluiden hankintaan (ks. esimerkiksi Julkisten hankintojen neuvontayksikön mallit). Elintarvikkeisiin rajautuvia pohjia ei tiettävästi ole juurikaan ollut esillä. Ohessa on esitelty yksi mahdollinen pohja word-muodossa ja siihen liittyvät tuotetaulukot excel-muodossa. Mallit on tarkoitettu lähinnä yksinkertaistamaan nykyisin käytössä olevia ja pohjaksi oman tarjouspyynnön muokkaukseen (ei siis käytettäväksi sellaisenaan). Hankintaohjeistuksen tekijät eivät vastuuta mallien käytöstä missään muodossa.
