ABC-analyysi on yksinkertainen, mutta samalla tehokas menetelmä, jolla voidaa luokitella kaupankäynnin kohteena olevia asioita. Se soveltuu yhtälailla asiakkaiden, toimittajien kuin tuotteidenkin luokitteluun. Lähtökohtana on se, että muodostettavat ryhmät eivät ole samanarvoisia keskenään.
ABC-analyysin perusajatus tavaroita hankittaessa on jaotella ne ostovolyymin mukaisesti ryhmiin ja kohdistaa kuhunkin ryhmään erilaisia tomenpiteitä.
Tyypillisesti ABC-jaottelussa tuotteet jakautuvat suunnilleen 80-20 säännön mukaisesti. Jaottelu voi olla esimerkiksi neliluokkainen, jolloin tuotteiden voidaan havaita jakautuvan esimerkiksi seuraavasti:
A-tuotteita on 15% nimikkeistä ja ne vastaavat 80% ostovolyymista
B-tuotteita on 20% nimikkeistä ja ne vastaavat 10% ostovolyymista
C-tuotteita on 25% nimikkeistä ja ne vastaavat 7% ostovolyymista
D-tuotteita on 40% nimikkeistä ja ne vastaavat 3% ostovolyymista
Tilanne elintarvikkeiden osalta voi olla huomattavasti kärjistetympi kuin esimerkissä
Tuotteiden luokittelun kautta voidaan esimerkiksi karsia nimikkeistöä tai keskittyä hankinnoissa oleellisiin tuotteisiin.
ABC-analyysiin perustuva nimikkeistön karsiminen on radikaali toimenpide, jolla varsin yksinkertaisin menetelmin päästään tehokkaampaan tuote- ja kustannushallintaan. Avainasemaan nousevat paitsi A-tuotteet myös D-tuotteet. Elintarvikehankinnoissa kaikki tuotteet eivät luonnollisetikaan voi edustaa ns. volyymituotteita, mutta periaatteessa D-ryhmän nimikkeitä tulisi tarkastella hyvin kriittisesti.
Tarpeettomien ja etenkin rinnakkaistuotenimikkeiden karsiminen vähentää automaattisesti toimitus-, varastointi ja laskunkäsittelykustannuksia. Prosessin toteutus vaatii vahvaa päätöksentekoa. Mikäli päätöksiä ei tehdä, seurauksena on yleensä aina tuotevalikoiman tasainen kasvaminen, mikä huomaamatta lisää kunnan sekä näkyviä että piileviä logistiikkakustannuksia.
Vähintäänkin hankintaorganisaatioiden tulisi sisäistää C- ja D-tuotteiden toissijainen merkitys tarjouspyynnöissä, joissa tulisi hintojen osalta keskittyä nimenomaan A-tuotteisiin.
ABC-analyysin lisäksi tuotteet voidaan jakaa myös ostovolyymin ja saatavuuden mukaisesti neljään eri luokkaan. Ostotoiminnan kehittäminen aloitetaankin usein juuri eri muuttujiin perustuvalla ABC-analyysilla sekä sitä täydentävällä ostosalkkuanalyysilla.
